忙しい皆さま、タスク管理はその中でも大きな課題だと思います。
実際に他の人がどのようにタスク管理しているのか気になりますよね。
今日は一例になりますが、見て行ってください。
最強のタスク管理術
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タスク管理をタスク管理しない
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対応時間軸：5分以内にできることをタスク管理しない
- 対応時間軸：5分以上かかるタスクは所要時間と期限が肝になる
- 思考軸：思考がいらないものはその場でやる
- 思考軸：思考が必要なものは先に時間を取る
タスク管理をタスク管理しない
まず第一に陥りやすい事象がこちらになりますね。タスク管理を課題として挙げた際、専用のツール等無料で使えるものがあったり、Excel等で管理しようとしたり。
タスク管理を運用する上で必要以上の工数を割くことをしない様心がけたほうが良いです。
対応時間軸：5分以内の物はすぐやろう。5分以上の物は所要時間と期限設定が肝になる
依頼されたタスクを対応する所要時間で、今やるのか、後でやるのかを判断しましょう。5分以内にできるものをタスク管理するのは非効率です。5分以内にできる事をするやるという事（タスクにしない）は、依頼者にとっても、対応者にとっても良い事しかありません。
5分以上かかるタスクについては、所要時間と期限を考えスケジュールをBlockしましょう。併せてリマインダー機能がついているチャットツールなどでリマインド設定をしておくとさらに効果的です。
思考軸：思考がいらないものはすぐやる、思考が必要なものは先に時間を確保してしまう
時間軸とややかぶることがあるので、必要と思われる所のみとなりますが、思考が必要なくできるものについてはすぐやる（後ほど時間を確保してやるでも可能）と効果的です。お伝えしたかったのは、時間軸で話をさせてもらった5分以上かかる作業と同様、考えることが必要な作業については考える時間をあらかじめ確保して（Blockして）おくと良いという事です。
実践をするために大切なこと
では実際に実践するとして、まず一番に大切なのは、自分の仕事予定に余裕を持つことです。リモートワークが定常化し、定例を含めた会議の予定が非常にタイトになっていたり、ざっくり作業の予定を立てるとスケジュール表はパンパンになってしまいますよね。そこで自分の予定の空を作るために、事前に作業枠をスケジュールしてしまうのは良い対処方法です。
また、会議後の共有や宿題事項（すぐ終わるもの等）を対応する時間を取るために、敢えて会議後15分～30分を作業時間としてBlockしておくのもコツです。
また、最近はチャットベースで作業を依頼されたりすることが多くあると思います。なんとなくチャットで『ｘｘｘお願いしますね』という曖昧な依頼のされ方を、カルチャーとしてしっかり依頼する形へ変えてもらうという事も非常に効果的です。
今まで『ｘｘｘおねがいしますね』
これから『【依頼】ｘｘｘｘ対応をお願いします。(期限：6/30木 作業時間15分)』
依頼する側も期限と内容を想定して出すことで、曖昧な依頼をすることも、作業を受けることもなくなり運用としては非常によく回ります。
まとめ
タスク管理をタスク管理する運用はやめましょう。極力シンプルに継続的に
- 5分以内だったり、考えなくても良いものはすぐやってしまおう
- 5分以上だったり、思考が必要なものは作業時間と期限を意識して先にスケジュールを抑えよう
- いろんなツールのリマインダー機能を活用しよう
- 自分の仕事の予定に余裕を持ち、作業時間枠をあらかじめ確保しよう
- 依頼者に所要時間や期日を明記してもらおう
以上が私の考えるタスク管理力です。もしよろしければ実践してみてください。
