仕事ができる人のメール文章

メールの作法ものすごく重要になってきましたね。リモートワーク・時差出勤で話すスキルを活用することが減り気味になり、メール等で伝えるスキルも重要になってきました。

メールは実際に残ってしまいますし、一度失礼なことをしてしまったことがいつまでも残ってしまうという事もあります。メールを読んだ相手方の感想は知ることができないので不安ですよね。

メールを見れば、相手が仕事ができる人なのかすぐにわかってしまいます。

今回はできる人のメール作法を学びつつ、考えてゆきましょう。今回は大きく５つ例として説明してゆきます。

今回は伊庭さんの動画ベースで解説をしてゆきたいと思います。

【メールお作法５か条】

• 相手に手間をかけさせない
• 件名のみで要件がわかる様にしよう
• 箇条書きを多用する
• 就業時間内に送る
• 感情にケアをする

細かく解説していきましょう。

①相手に手間をかけさせない

コミュニケーションを効率化し、不要なリプライが必要ない旨をちゃんと伝えましょう。

「変更がなければ連絡はなくて結構でございます。そのまま自動的に◯◯いたしますので、ご安心ください。」

すばらしいですね。実は私も多用させていただいています。相手方にしてみれば不要な返信が省けるので何もなければ回答せずにすみます。同時にですが、回答しない＝同意というエビデンスとしても用いれるので一石二鳥です。

また、別の軸で

「お忙しいことと存じます。今それどころではないということであれば ぜひスルーしてください。」

こういう一文を入れる方、猛者ですね。すべてではないですが、『忙しいのですみません』などの返信をいただける様です。また、その時に回答が来なくても、次回に『前回お返事できてなくてすみませんでした』と言ってもらえるようです。伊庭様さすがです。私もやってみようかと思いました。

➁件名のみでわかる様にしよう

特に忙しい相手の方には大事です。要件がわかる件名にしましょう。

• 「お世話になっております。」
• 「会議の件」

などはＮＧです。会議はもう少し具体的に書けば行けると思いますが。

• 「今週の営業会議　日程調整の件」
• 【日程調整】今週の営業会議の件

すみつきかっこ【】こちらを活用するとシンプルでいいですね。しかし、【緊急】・【重要】の多様はやめましょう。動画内でも解説されていますが、たいていの場合送り側の都合なんです。この場合相手方は良い印象を受けません。送り側の都合でまた何か調整しなくちゃいけないのか等の心理が働くと思われます。

本当に緊急でお知らせしなくてはならい場合は電話の方が良いですよね。きっと。

③箇条書きを多用する

長いメールほど頭に入ってこないものです。簡潔にまとめて伝える習慣をつけましょう。

④就業時間内に送る

お客様に対しての残業する温床になってしまいますし、ビジネスマナーとしては常識です。残業をすることもあるかと思います。必要だと思いますが、休日・夜送るメールはご法度です。このような場合スケジュール設定をしておくと良いと思います。

• 早朝（５時とか）：△
• 朝（８時３０分～９時）：〇
• 就業時間内：〇
• 就業時間外（～１９時くらいまで）：〇
• 就業時間外（２０時以降）：ｘ
• 休日・祝日：ｘ

お客様に対してはあまりないかもしれないですが、上司先輩から送る休日夜間メールはハラスメントになる可能性があるので更に注意が必要です。受け手がプレッシャーを受けたら該当してしまう可能性があります。

⑤感情にケアをする

受け手側がどう思うかを考えてメールを送ることが大切です。シンプルに記載しすぎて感情が無い事によって悪い方向に進むことが多いです。

送る前に、これでメールを送って相手がどう思うかな？を必ず考え直してメールを送りましょう。メールを送る意味を改めて確認し、謝罪なのか、感謝なのか、お願いなのかわかる様に一文を添えましょう。

週明けから早速実践してゆきたいと思います。会話もですが、メールも相手方への配慮が大切だという事が良く分かりましたね。頑張ってゆきましょう。