会議の生産性を上げよう

2022.05.07

Lifestyle

会議長くてうんざりする事ないでしょうか。短時間で会議を終える方法があったほうが良いですよね。
会議が無駄、会議が長いと思っている方へのヒントになればと思います

1．時間を決め、予定通りに終わるための準備をしよう

打合せの内容についておおよその時間を決めましょう。大事なのは準備です。

会議の内容が『議案』・『議題』・『議事』のどれなのか
- 議案例：チームリーダの専任について
- 議題例：ｘｘ月中に売り上げ目標の〇〇％を達成するには
- 議事例：会議にて新規すること、審議すべき事柄
最終的な着地を考える（想定しておく）
議論するアジェンダの予定時間や、資料の事前送付をしましょう。決められたアジェンダ、時間、資料を使って何をしたいのかをしっかりきめておきましょう。

簡単に記載をしていますが、会議の場で無駄な資料説明の時間等を避けるためにも準備にはパワーを注ぐ必要があると考えます。

２．効果的にホワイトボードを使おう

某有名自動車メーカでは、会議を行う上でのホワイトボードの使い方を徹底されているそうです。

左上：問題
左下：要因分析
右上：対策検討
右下：次回打合せ

ただ、誰しもこの方法で効率の良い使用は難しいという話を受けて『確かに。。。』と思いました。そうなんです。ロジカルシンキングの発想が無いとこの様な使い方は難しいのです。単純に「左上：問題」と記載しておりますが、この問題を出すために問題の真因（５回ほどなぜなぜ分析した解）を上げたりするようです。こちらはロジカル的な考えを教育・徹底している某自動車メーカ社員だからこそ実現できるのかもしれません。ファシリテータも参加メンバもロジカルシンキングが出来てないと難しいと思います。

では、私の様にロジカルシンキングを習得しきっていない人達も会議の質を上げるための有効なホワイトボードの使い方はあるのかという事ですが、ありました。KPTというフレーム・意思決定マトリクスをお勧めします。