会議長くてうんざりする事ないでしょうか。短時間で会議を終える方法があったほうが良いですよね。
会議が無駄、会議が長いと思っている方へのヒントになればと思います
1．時間を決め、予定通りに終わるための準備をしよう
打合せの内容についておおよその時間を決めましょう。大事なのは準備です。
- 会議の内容が『議案』・『議題』・『議事』のどれなのか
- 議案例：チームリーダの専任について
- 議題例：ｘｘ月中に売り上げ目標の〇〇％を達成するには
- 議事例：会議にて新規すること、審議すべき事柄
- 最終的な着地を考える（想定しておく）
- 議論するアジェンダの予定時間や、資料の事前送付をしましょう。決められたアジェンダ、時間、資料を使って何をしたいのかをしっかりきめておきましょう。
簡単に記載をしていますが、会議の場で無駄な資料説明の時間等を避けるためにも準備にはパワーを注ぐ必要があると考えます。
２．効果的にホワイトボードを使おう
某有名自動車メーカでは、会議を行う上でのホワイトボードの使い方を徹底されているそうです。
- 左上：問題
- 左下：要因分析
- 右上：対策検討
- 右下：次回打合せ
ただ、誰しもこの方法で効率の良い使用は難しいという話を受けて『確かに。。。』と思いました。そうなんです。ロジカルシンキングの発想が無いとこの様な使い方は難しいのです。単純に「左上：問題」と記載しておりますが、この問題を出すために問題の真因（５回ほどなぜなぜ分析した解）を上げたりするようです。こちらはロジカル的な考えを教育・徹底している某自動車メーカ社員だからこそ実現できるのかもしれません。ファシリテータも参加メンバもロジカルシンキングが出来てないと難しいと思います。
では、私の様にロジカルシンキングを習得しきっていない人達も会議の質を上げるための有効なホワイトボードの使い方はあるのかという事ですが、ありました。KPTというフレーム・意思決定マトリクスをお勧めします。
KPT K：Keep（継続）、P：Problem（問題）、T：Try（改善策）
- K：継続すべきこと。良かったこと
- P：問題だったこと。ダメだったこと
- T：改善策をみんなできめよう
皆さんで話し合う時に 遠回りせずに議論できるものです。ぜひ実践してください。
意思決定マトリクス
一例として、効果・確実性・コストとしておりますが、大事です。会議が長くなる一つとして、案を決めることに時間がかかるという物があります。いくつか出てきた案に対して決定をするのに必要な評価軸をあらかじめ決めて案を選出するのに効果があります。ぜひやってみてください。
３．次の会議で話合う事を決めて終了しよう
次の会議で話し合う事を決めるという事は、次の会議で意見を持ってこないと話し合いに参加している意味がないですよね。次の会議の質を上げるという意味でも必ず次の会議で話合う事を必ず決めて終了しましょう。
４．参加者を選択しよう
一番難しいかもしれません。こちらも某自動車メーカのやり方だと思うのですが、上長と部下が参加する事が許されないです。※上司・部下どちらかが参加。部下が参加する場合は権限を委譲する。
お互いがそれぞれの仕事に専念できるという事が狙いです。
重要なことは４－６人が適正です。極力会議室を増やさず、必要な時のみ会議室を使うと、会議室で話す事が神格化します。
番外：定例会議をやめよう
お客様との定例もあるので、一概には言えないですが、定例会議に参加されている人達ならかならず思った事ではないでしょうか。会議主催する立場になったら、私も定例会議は撲滅したいです。意味のある会議なら良いですが、大方数回で義務的な会議になっているのではないでしょうか。。。
定例会議を開こうとした背景を考え、それに代わる代替え案を考える必要があると思います。定例会議を開かないと、何も状況報告・意見が出てこない等考えている方も多いかと思いますね。。。実際私のお客様もそういった考えからコミュニケーションも含めた定例会議を開いている様です。（あまりよくはないですね。改善はできると思いますが。）
どうでしたでしょうか。色々な会議があると思います。ビジネスをしていく中で、会議に割く時間がものすごく多い割合を占めている気がします。少しでも会議の生産性をあげて意味のある必要最小限の会議が実現するヒントになればと思います。
