企業の活力の源は社員なので、社員の活力を惹き出すための工夫が必要です。新しい技術は企業の人材活用にも生かされているようです。
人事システムを導入していない日本企業の場合、恐らく、会社説明会や、新卒や中途採用の応募の時に（古くは手書きの）履歴書や職務経歴書の提出が社員と会社の最初の接点になるのでしょう。履歴書には顔写真が貼られ、日本の場合は性別や生年月日、現住所や家族構成、学歴、職歴、さらには趣味や特技といった情報の提供も求めれます。シリコンバレーなどではもはや性別や年齢や学歴が問題視されなくなってきているようですけれども、日本にもそうした動きが来るのかどうか今はまだ分かりません。
とにかくそれからも毎年、給与や賞与の査定があったり、諸手当の支給があったりで、その人に紐づく情報がどんどん作られますが、システム化されていなければ、過去の情報は普通、簡単に散逸してしまいます。
目標管理のような人事制度を採用している場合にも、目標設定や評価は紙ベースでも実施が可能です。ですが、経理などと同じように、紙ベースの記録や、ワープロソフトや表計算ソフトを使った記録では、検索性が極めて悪いので、過去の履歴や傾向を把握することが難しくなりますし、平均値や偏りを計算するのも困難です。
また、紙や電子ファイルは、誰が見たか分かりません。誰に見せ、誰に見せないかを管理することも難しい作業になります。
人材管理システムは、社員側も人事部もPCの画面でさまざまな情報の入力ややり取りが可能です。集計も簡単。アクセス制御もアクセス記録も容易です。人事考課など年に多くて二回くらいという会社であっても、何十人かの数になれば人事システムの採用は有効になります。
採用プロセスにもシステムを活用する事例が増えています。自社で導入しなくても、リクルーティングのためのオンラインサービスを活用すればある程度は利便性を享受できます。
経費計算や立替経費精算もシステム化が進んでいて、給与も含めて支払いに諸外国では電子マネーが使われるケースも出てきたようです。日本では規制緩和が必要のようですが、企業側からすれば給与の支払い処理が人事給与システムとネットバンキングの連動で行えれば、給与支給に係る事務処理を大幅に削減でき、その効果は毎月ということになりますし、振込み手数料の負担も減るので、給与の原資が増えることにもつながります。
福利厚生もシステム化やアウトソーシングが進展しています。中小企業1社では実現が難しい福利厚生も、束ねて実現すればレジャー施設の割引や健康管理など、多くの便益を社員に提供することができるので、フリンジベネフィット（給与以外の経済的な報酬・利益）の強化にはアウトソーシングは有効な選択肢と言えそうです。
社員同士のコミュニケーションツールの導入も、仕事の効率性を上げ、正確性を増し、社員と社員との絆を電子的に強化する効果があります。SNSを使い慣れた人々にとって、会社でのコミュニケーションが電話やFAX、電子メールというのは不自然な感じもするようです。
勤怠管理や入退館の管理にもICカードや生体認証を活用すると、トラッキングやセキュリティ管理が簡素化できます。パフォーマンスの管理という面でも、正確性やリアルタイム性が増すことにつながります。
単なる監視とか管理ということではなく、モチベーション向上やチームワークの強化という面でも、さまざまなツールの有効性が日々確かめられています。
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