自分が主催する会議でうまく物事を進めようとして、ついつい話が長くなってしまったり、結局話が散らかってしまい、期待する結果を得られないことがあると思います。私もとある方に相談をさせていただき、いくつかアドバイスを頂きました。
既にできていると思っている箇所もありますが、一緒に確認をしていきましょう。
できる人は会議の冒頭アジェンダを示す。
ついつい話をはじめてしまう人いますよね。私もそうでした。『まずは、会議の目的とアジェンダを示し、これで良いか意見を伺ってから会議を進行する』です。
参加者が積極的でないという原因もアジェンダを示していないから。。。という事があります。少し話がそれてしまいますが、アジェンダの中に意見交換を組み込むことで解決できる部分もありそうですね。
できる人は資料を読まない
資料は事前配布をして、内容を確認しておいていただく。具体的に意見が欲しい所を事前に共有しておき、会議当日は簡単に資料のポイントを説明した上で本題に入ると良いです。
資料の事前準備大事ですね。会議を主催する人は少なくとも持っていきたい方向性があると思っています。そこへ到達させるために事前の準備ができるわけです。しっかりと準備をして、自分が望む方向性にもっていくための理論武装など、時間を使っていきたいですね。
できる人は全体の違和感が無いかを確認する。詳細は別途。
細かい部分に触れたい気持ちはあると思いますが、まずは重要な点の目線を参加者全体で合わせましょう。そこに労力を費やし、個別で調整したほうが良い細部については別途時間を設けましょう。散らかってしまい、時間が長くなってしまいます。
できる人は一気に話をして、後で確認を入れる
最初にポイントをお伝えし、その後で各々詳細をすり合わせをさせてもらう方が良いです。
できる人は返事の尺が短い
『はい。承知しております。』や『１点よろしいですか？ｘｘはいかがでしょうか』等返事の長さには注意しましょう。返事のニュアンスは同じでもシンプルに伝えたほうが話が長いと思われずに、良い印象が伝わると思います。
どうでしょうか。事前準備の大切さや、会議は無駄を省き最大効率を目指した方が参加メンバの積極性や、集中力を促進されます。前回会議の生産性という記事を上げさせていただきましたが、そちらと合わせて頭に入れて頂けると嬉しいです。
