マニュアル作成自動化
メーカーであればハードウェアでもソフトウェアでも取扱説明書の作成を避けて通ることができません。
メーカーでなくても、社内の事務手続きなどを社内に周知するためには説明書が必要です。
そして、説明書というのは実に作成の難しい資料なのです。といいますのも、マニュアルの読み手のレベルが千差万別だからです。作る側が、こんなことは常識だろう誰でも知っているだろうという内容を省略すると、その分野に不慣れな人には意味不明な説明になってしまいます。
逆にあらゆることを説明しようとすると、マニュアルの内容が膨大になってしまい、読むのにも一苦労。場合によっては読むのが面倒で読んでもらえず、結局はサポートの電話が鳴りやまないという事態に陥ってしまいます。
企業で会計システムを新しいものに入れ替えれば、操作説明書が必要ですし、場合によっては説明会も必要です。ベンダーからもマニュアルは提供されるでしょうが、使わない機能まで説明されている詳細版では内容が多すぎます。簡易版では、結局使えないこともあります。
また、作成だけでなく、配布にも実は手間がかかります。どこの部署の誰と誰にはどのシステムのどのバージョンの、どの権限のマニュアルを配布するべきか、また、配布が済んでいるか、まだなのかを管理するとなると、相当な手間になることは容易に想像できるのではないでしょうか。
そんな中、日本でも世界各国でもマニュアル自動作成ツールが続々と登場しています。
Dokitは操作説明書などを作成・管理するための簡単なオールインワン・プラットフォームです。コンテンツを構造化したり、承認プロセスを設定したり、他のユーザとのチャットやコラボレーションの機能があったりします。
SwipeGuide（オランダ）の目的は紙のユーザーガイドを撲滅することだそうです。SwipeGuideやDozukiは産業用のプラットフォームで、工場やプラントでタブレットやスマートフォン、スマートグラスで参照する操作説明書の作成に長けています。
説明は文章や図表だけでなく、写真や動画、音声を使って理解しやすいものが求められています。操作者が素早く正確に操作方法を学ぶことができれば、生産性向上に直結するからです。
上記の多くは日本語に対応していませんが、日本にもDojoなどの先行事例があります。Dojoはマニュアル作成工数を最大96％削減できると謳っています。
マニュアルなどのドキュメントや操作説明の動画などは、配布した後にも多くの作業が残る大変な仕事です。便利なツールを選んで利用価値の高いものを作り、効率的に維持管理することが求められますね。
＜参考情報＞
