仕事が出来ている人は残業せずに帰ったりします。なぜでしょうか。それは効率を考え、捨てるものは捨てる等の判断をしているからだと考えます。今日はそのヒントについて少し話します。
ECRSで考えてみよう
ECRS（イクルス）とは何か、生産管理の考え方で、実はどの業務に対しても役に立ちます。無駄なことをやめる手法と言われています。
- E：Eliminate 排除
- C：Combine 結合
- R：Rearrange 順序変更
- S：Simplify 単純化
ECRS（イクルス）に含まれる4つの視点をひとつずつ見ていきましょう。
■Eliminate：排除
『現状の作業をなくせないか、やめられないか』という視点です。
長年続いている業務の中には、前任者からただ引き継いだだけの業務や目的が不明な業務、余計な手間を増やしている業務が存在します。社内メールでの挨拶文や取引先との業務確認書類のやり取りなど、省いてしまっても問題がないという作業は一度思い切ってやめてみましょう。
また、作業の排除には自分たちの手間をかけずに外注するという方法もあります。自社のリソースを最大限に活用することを念頭に置き、外注でも問題のない部分は専門業者に依頼してしまうことも検討しましょう。
ただ、やみくもに排除というよりは以下の点について考える必要があるとかんがえます。
- CS視点：顧客満足度に影響がないのであれば
- ES視点：従業員満足度に影響がないのであれば
- リスク：会社の存続や売上利益低下・社員の退社等リスクがないのであれば
私の実績としては、定例会議を大幅に削減、目的のない訪問を削減することを目的に現在調整をしていたりします。
■Combine：結合
『1つにまとめられないか、分業している内容を1人でできないか』というものです。
連続する1つの作業を複数人で担当することは、業務を行う上でとても一般的です。しかし、定期的に作業内容や手段、工数を見直していないと、実は作業を分担していること自体が無駄だったというケースに気づくことができません。
一旦作業の分担をゼロ視点で見つめ直し、そもそも分担は必要なのか、1人で担当するなら誰が適任なのかを検討してみましょう。
■Rearrange：再配置
『工程を入れ替えたり、業務担当を入れ替えたりする必要はないか』というものです。
例えば、普段はAの作業のあとにB、Cの作業を行なっている場合、Bから始めてA、Cという流れにしてみるというケースがここに該当します。この手順の入れ替えは、小さいものであれば日々の業務内でも簡単に取り入れることができます。
また、社内全体を俯瞰し、各部署の担当業務を入れ替えるという大規模なケースもこの視点では考えられます。どちらの場合もまずは「目的はなにか」をしっかりと意識し、それに沿って効果的な配置を検討することが重要です。
■Simplify：単純化
『もっと簡単にできないか、効果的なツールはないか』という視点です。
IT化が急速に進んでいる現代において、未だに旧態依然とした手法をとっている業務はないでしょうか。電子化できるのに紙ベースで作業をしている、自動化できる作業を手動で行っているなど、既存のツールやシステムを導入するだけで効率化が図れる業務は数多く存在します。
また、すでにツールを導入していたとしても、新しい技術の普及や作業プロセスの変化に合わせて見直していく必要はあります。『慣れ親しんでいるから』という理由だけでの運用は長期的にみてリスクを伴いますので、柔軟に対応できるような意識づくりもしておきましょう。
提案書のテンプレート＋モジュール化や、メールひな形を作る等は有効な手段ですね。
どうでしたでしょうか。少し考えてみると効率的に業務を行うヒントは多いと思います。是非やってみてください。意外にチーム内でこの様な議論をすることは、チームビルディングの観点からも素晴らしい取り組みだと思います。
